Kuvittele tilanne, jossa yrityksesi on juuri ottanut käyttöön uuden työajanseurantajärjestelmän. Kaikki sujuu hyvin, kunnes huomaat, että GDPR-asetukset ovat jääneet huomioimatta. Tämä voi johtaa vakaviin seuraamuksiin. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä sinun tulee tietää työajanseurannasta ja GDPR:stä, jotta voit välttää tällaiset tilanteet.
GDPR:n perusperiaatteet ja työajanseuranta
GDPR eli General Data Protection Regulation on EU:n tietosuoja-asetus, joka astui voimaan vuonna 2018. Sen tarkoituksena on suojata EU-kansalaisten henkilötietoja ja antaa heille enemmän valtaa omien tietojensa hallinnassa. Työajanseuranta kuuluu myös tämän asetuksen piiriin, koska se käsittelee työntekijöiden henkilötietoja.
GDPR:n perusperiaatteisiin kuuluu muun muassa tietojen minimointi, läpinäkyvyys ja tietojen suojaaminen. Tämä tarkoittaa, että työajanseurantajärjestelmän tulee kerätä vain välttämättömät tiedot, ja työntekijöiden tulee tietää, mitä tietoja heistä kerätään ja miksi. Lisäksi tietojen tulee olla suojattuja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
On tärkeää, että yrityksesi noudattaa GDPR:n vaatimuksia työajanseurannassa. Tämä ei ainoastaan suojaa työntekijöiden tietoja, vaan myös suojaa yritystäsi mahdollisilta sakoilta ja mainehaitoilta. Lisätietoja GDPR:stä ja sen vaikutuksista työajanseurantaan löydät [täältä](https://www.jotbar.fi/rekisteri-ja-tietosuojaseloste/).
Mitä tietoja kerätään työajanseurannassa?
Työajanseurannassa kerätään monenlaisia tietoja, jotka voivat sisältää henkilötietoja. Näitä ovat esimerkiksi työntekijän nimi, työaika, tehtävät ja projektit, joihin työaika kohdistuu. Lisäksi voidaan kerätä tietoja työntekijän saapumis- ja lähtöajoista sekä mahdollisista poikkeamista, kuten ylityöstä.
On tärkeää, että kerätyt tiedot ovat relevantteja ja tarpeellisia työajanseurannan tarkoitusta varten. GDPR:n mukaisesti tietojen minimointi on avainasemassa. Tämä tarkoittaa, että vain välttämättömät tiedot tulisi kerätä ja säilyttää.
Työajanseurannan avulla voidaan myös parantaa yrityksen tehokkuutta ja työntekijöiden hyvinvointia. Lue lisää siitä, miten työajanseuranta voi säästää aikaa ja tehostaa toimintaa [täältä](https://www.jotbar.fi/kuinka-tyoajanseuranta-voi-saastaa-suomalaisilta-yrityksilta-aikaa-joka-paiva/).
Kuinka varmistaa tietojen turvallisuus ja luottamuksellisuus?
Tietojen turvallisuus ja luottamuksellisuus ovat keskeisiä tekijöitä GDPR:n noudattamisessa. Työajanseurantajärjestelmän tulee olla suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tämä voi sisältää esimerkiksi salauksen, pääsynhallinnan ja säännölliset tietoturvatarkastukset.
On myös tärkeää, että työntekijöiden tiedot säilytetään turvallisesti ja että niihin pääsevät käsiksi vain ne henkilöt, joilla on siihen oikeus. Tämä vähentää tietovuotojen riskiä ja lisää työntekijöiden luottamusta järjestelmään.
Lisätietoja tietoturvasta työajanseurantajärjestelmissä löydät [täältä](https://www.jotbar.fi/miksi-tietoturva-on-tarkeampaa-kuin-koskaan-tyoajanseurantajarjestelmissa/).
Työajanseurantaohjelmistojen valinta ja GDPR
Kun valitset työajanseurantaohjelmistoa, on tärkeää varmistaa, että se noudattaa GDPR:n vaatimuksia. Tämä tarkoittaa, että ohjelmiston tulee tarjota riittävät tietoturvaominaisuudet ja mahdollisuuden hallita ja suojata kerättyjä tietoja.
Ohjelmiston valinnassa kannattaa myös kiinnittää huomiota siihen, kuinka helppoa tietojen hallinta ja raportointi on. Hyvä työajanseurantaohjelmisto mahdollistaa tietojen helpon käsittelyn ja raportoinnin, mikä helpottaa GDPR:n noudattamista.
Jos olet kiinnostunut siitä, miksi työajanseurantaa ei kannata tehdä Excelissä, lue lisää [täältä](https://www.jotbar.fi/miksi-tyoajanseurantaa-ei-pida-tehda-excelissa/).
Henkilöstön kouluttaminen ja tietosuoja
GDPR:n noudattaminen ei ole pelkästään tekninen kysymys, vaan se vaatii myös henkilöstön kouluttamista. Työntekijöiden tulee ymmärtää, miksi tietosuoja on tärkeää ja miten he voivat omalta osaltaan edistää tietoturvaa.
Koulutuksen avulla voidaan varmistaa, että kaikki työntekijät tietävät, miten työajanseurantajärjestelmää käytetään oikein ja miten tietoja käsitellään turvallisesti. Tämä vähentää inhimillisten virheiden riskiä ja parantaa tietoturvaa.
Lisätietoja siitä, mitä ottaa huomioon työajanseurannassa etätyössä, löydät [täältä](https://www.jotbar.fi/tyoajanseuranta-etatyossa-mita-ottaa-huomioon/).
Yhteenveto
Työajanseuranta ja GDPR kulkevat käsi kädessä. On tärkeää, että yrityksesi noudattaa GDPR:n vaatimuksia työajanseurannassa, jotta työntekijöiden tiedot ovat suojattuja ja yrityksesi välttää mahdolliset sakot ja mainehaitat. Muista kerätä vain välttämättömät tiedot, suojata ne asianmukaisesti ja kouluttaa henkilöstösi tietosuoja-asioissa.
Jos haluat lisätietoja työajanseurannasta ja GDPR:stä, tutustu [tietopankkiimme](https://www.jotbar.fi/tietopankki/).
Ota yhteyttä meihin, jos tarvitset apua työajanseurannan ja GDPR:n kanssa. Olemme täällä auttamassa!
