Oletko koskaan miettinyt, kuinka paljon aikaa ja resursseja yrityksesi voisi säästää tehokkaalla työajanseurannalla? Työajanseuranta ei ole vain lakisääteinen velvoite, vaan se voi tuoda merkittäviä hyötyjä sekä työnantajalle että työntekijälle. Tässä artikkelissa käymme läpi, miksi työajanseuranta on tärkeää ja miten se kannattaa toteuttaa nykyaikaisesti.
Miksi työajanseurantaa tehdään?
Työajanseuranta on lakisääteistä ja se hyödyttää sekä työntekijöitä että yritystä. Työnantajan tulee lain mukaan seurata työntekijöiden työaikoja, jotta enimmäistyöajat eivät ylity. Tämä ei kuitenkaan ole ainoa syy panostaa työajanseurantaan.
- Luottamuksen rakentaminen: Työajanseuranta auttaa erottamaan työn ja vapaa-ajan, mikä lisää työntekijöiden luottamusta työnantajaan.
- Tehokkuuden lisääminen: Seuranta auttaa arvioimaan käytetyn ajan tuottavuutta ja parantaa yrityksen toimintaa.
- Epäselvyyksien ehkäisy: Luotettava työajanseuranta auttaa ratkaisemaan mahdolliset riitatilanteet työntekijän ja työnantajan välillä.
Miten työaikalaki velvoittaa työnantajan seuraamaan työaikaa?
Työaikalaki velvoittaa työnantajan seuraamaan työntekijän työaikoja ja siitä maksettua palkkaa. Tuntikirjanpidosta pitäisi käydä ilmi työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset, ylityöt, lisätyöt, hätätyöt ja sunnuntaityöt sekä näistä suoritetut korvaukset. Jos työaikapankki on käytössä, tarvitaan kirjanpito työaikapankkiin talletetuista tunneista ja tuntien käyttämisestä vapaisiin.
”Työajanseuranta on eduksi sekä työnantajalle että työntekijälle. Se tuo turvaa ja rakentaa luottamusta molempien osapuolten välille.”
Miten työajanseuranta kannattaa toteuttaa?
Työaikalaissa ei määrätä, millä tavoin työaikaa pitäisi seurata. Tuntilaput ja Excel ovat sallittuja tapoja, mutta ne ovat aikaa vieviä ja virheille alttiita. Sähköinen työajanseuranta on ylivoimainen ratkaisu, joka tuo monia etuja:
- Aina ajan tasalla: Tiedot ovat reaaliaikaisesti saatavilla ja niitä voidaan hyödyntää päätöksenteossa heti.
- Reilu ja tasapuolinen: Sekä työntekijä että työnantaja voivat tarkistaa tunnit jälkikäteen.
- Käsityön ja virheiden vähentäminen: Manuaalinen tuntiseuranta kuormittaa erityisesti hallintoa.
- Datan hyödyntäminen: Kerättyjä työtietoja voidaan hyödyntää moneen tarkoitukseen, kuten analyyseihin, palkanmaksuun ja laskutukseen.
- Tietoturva ja oikeudet: Sähköisessä järjestelmässä tietoihin pääsevät käsiksi vain ne henkilöt, joilla on oikeudet nähdä niitä.
Paperille tai Exceliin tehtävän työajanseurannan heikkoudet
Vaikka manuaalisesti tehtävä seuranta mahdollistaa perustason tuntiraporttien laadinnan, sen tulokset ovat alttiita virheille. Merkinnät voivat olla epäselviä, kopioinnissa voi tapahtua virheitä tai lomakkeita voi hävitä. Tämä voi johtaa siihen, että lain säilytettäväksi vaatimia tietoja ei saada talteen.
Työajanseurantajärjestelmän valinta
Järjestelmän valinnassa helppokäyttöisyys on usein tärkein kriteeri, mutta millaisia muita vaatimuksia kannattaa asettaa? Tässä muutamia vinkkejä:
- Tarpeet: Selvitä, mihin tietoja käytetään. Tietoja voidaan hyödyntää esimerkiksi palkanmaksuun, laskutukseen ja analyysiin.
- Integraatiot: Tarkastele, miten järjestelmä yhdistyy nykyisiin prosesseihin ja järjestelmiin.
- Käyttäjäryhmät ja oikeudet: Määritä, mitä käyttäjäryhmiä järjestelmässä on ja mitä oikeuksia heille annetaan.
- Tietoturva: Varmista, että järjestelmä on tietoturvallinen ja GDPR-lakien mukainen.
Hyödynnä tehokkaasti työajanseurannan kautta kerättyjä tietoja
Varmista, että hallinto ymmärtää, mitä hyötyjä hankinnasta on. Henkilöstö ottaa uuden järjestelmän paremmin vastaan, kun se näkee konkreettisesti, mihin sitä voidaan käyttää. Kouluta työntekijät käyttämään työajanseurantapalvelua ja kerro, miten juuri he hyötyvät uudesta järjestelmästä.
Miten eri käyttäjäryhmät hyötyvät sähköisestä työajanseurannasta?
Sen lisäksi, että tuntikirjauksiin käytettävä työaika vähenee, hyötyä saadaan myös datan käytön tehostumisesta. Mitä konkreettisia hyötyjä eri käyttäjäryhmät saavat päivittäisiin tehtäviinsä:
- Työntekijät: Mahdollisuus nähdä ja tarkistaa omat kirjaukset helposti, liukumasaldo, työmääräykset ja töiden lisätiedot.
- Palkanlaskenta: Automaattiset palkkatulkinnat eri työntekijäryhmille. Integraatiot palkanlaskentaohjelmistoihin.
- Työnjohto ja esimiehet: Reaaliaikainen töiden seuranta ja tuntien hyväksyminen sähköisesti.
- Laskutus: Työtuntien merkintä projektille/asiakkaalle, jolloin tunnit kohdistuvat oikein eikä mitään jää kohdistamatta.
- Tarjouslaskenta: Tarkat tiedot aiempiin töihin käytetyistä työtunneista.
- Johto: Kannattavuuslaskelma ja analyysit.
Integraatiot helpottavat työaikatietojen hyödyntämistä
Integraatioilla eli sähköisellä tiedonsiirrolla saat eniten hyötyä työajanseurannasta. Jos tietoja voidaan siirtää sähköisesti järjestelmien välillä, datan käyttö tehostuu ja vältät työajan tuhlaamisen manuaalisiin siirtoihin. Integraatioita voidaan toteuttaa mm. palkanlaskentaan, projektinhallintaan ja laskutukseen.
Käyttöönotto on tärkeää hoitaa hyvin
Käyttöönotto on erittäin tärkeä vaihe, koska huonosti toteutettuna koko projekti voi epäonnistua. Sitouta eri käyttäjäryhmät mukaan jo hankintavaiheessa, jotta heidän tarpeensa tulevat kuulluksi. Laadi käyttöönottosuunnitelma ja pyri seuraamaan sitä.
Yhteenveto
Työajanseuranta on paljon enemmän kuin pelkkä lakisääteinen velvoite. Se tuo merkittäviä hyötyjä sekä työnantajalle että työntekijälle, kun se toteutetaan oikein. Sähköinen työajanseuranta on nykyaikainen ja tehokas tapa varmistaa, että työaikatiedot ovat aina ajan tasalla ja helposti hyödynnettävissä. Ota käyttöön sähköinen työajanseuranta ja huomaa, kuinka paljon aikaa ja resursseja voit säästää.
Ota yhteyttä
Haluatko tietää lisää sähköisestä työajanseurannasta ja sen hyödyistä? Ota meihin yhteyttä ja autamme sinua löytämään parhaan ratkaisun yrityksellesi.
